Portal Stadsarchief, collectie IJsselmonde

Van de notarissen die in 1594 actief waren is alleen het protocol van Jacob Symonsz. bewaard gebleven, de andere protocollen zijn alle verloren gegaan.

Ieder notaris hield tijdens zijn leven zijn protocol bij zich aan huis, terwijl na zijn dood veelal de erfgenamen er zich over ontfermden.
Het is geen zeldzaamheid, dat een notaris bij testament aan een zijner kinderen "het notariael comptoir met alle de papieren daartoe specterende" vermaakt. Met het gevolg natuurlijk, dat van tal van notarissen het protocol spoorloos verdwenen is. In achtergevoegde lijst komen niet minder dan 129 Rotterdamsche notarissen voor, van wie geen enkele orgineele akte bewaard is gebleven.

En onder de aanwezige protocollen zijn er nog vele, die slechts fragmentarisch tot ons zijn gekomen. Zoo ontbreekt, om een enkel voorbeeld te noemen, van het protocol van Isaäc Dirksz. Troost het laatste gedeelte 1600-1613, van dat van Jan Lenertz. Schouten het eerste, dat geloopen moet hebben over de jaren 1609-1620. Deze deplorable toestand bestond natuurlijk niet hier alleen, doch zal wel in geheel Holland ongeveer dezelfde geweest zijn.

Geen wonder, dat de Staten van het gewest reeds vroeg pogingen in het werk stelden, om hieraan een einde te maken.
In November 1663 hadden zij al een commissie benoemd om een reglement voor de notarissen te ontwerpen. En den 10den December 1669 decreteerden zij, dat na het overlijden van een notaris zijn protocol naar de secretarie zijner residentieplaats moest worden overgebracht, "omme aldaer ten behoeve van een yder, die daeraen soude mogen wesen ghelegen, geconserveert ende bewaert te werden", van welk besluit aan alle erfgenamen van overleden notarissen "met insertie van behoorlijcke poenen" kennis gegeven werd. De considerans van dit besluit licht ons nader over den toestand in en wordt daarom in haar geheel hier afgedrukt.
"Ontfangen een missive van de Raden ende Meesters van de Reeckeningen over haer Ed. Groot Mog. Domainen, geschreven alhier in den Hage den vierden deser loopende maendt, houdende, hoe dat henluyden, soo nu soo dan voorgekomen waren verscheyden klachten ter oorsaecke dat by afsterven van eenige Notarissen de Prothocollen ende de Minuten van de Acten, voor deselve verleden ende gepasseert, wierden vervoert, verstroyt ende t'onbruycke gemaeckt, soodanigh dat de goede Luyden niet konnen werden gedient van Copyen ofte Extracten, dewelcke sy tot voorstandt van haer Recht noodigh hebben; ende nademael sulcx by haer geoordeelt wierde te wesen van swaren naedruck voor de Ingesetenen deser Landen, soo ten opsichte dat niet alleen door soodanige manniere van doen de waerheydt van de saecke veeltijdts soude konnen werden verduystert, maer oock 't geen secreet behoordt te blyven, ontydelijck gereleveert, als omdat in allen gevalle diegene, dewelcke daerby zijn geinteresseert door het transporteren van de voorsz.
Papieren, werden genooddruckt deselve met koste ende moeyte op te soecken, syluyden derhalven van gevoelen waren, dat daerjegens ende omme een goede ordre daerontrent ten meesten gerieve ende dienste van de goede Ingesetenen te

In de Statenresolutie van 22 April 1670 werd het plakkaat op het overbrengen der protocollen geïnsereerd. De boeten voor de erfgenamen van notarissen hieromtrent werden vastgesteld als volgt: bij nalatigheid gedurende zes weken na het overlijden, op 100 Car. gulden, gedurende drie maanden op 200 en gedurende zes maanden op 1000 Car. gulden.

Burgemeesteren en Regeerders van Rotterdam, zich bij de Statenresolutie aansluitende, stelden 11 Juni 1670 bepalingen vast op het inbinden, bewaren en inspecteeren van de protocollen der binnen hunne stad resideerende notarissen en lieten de daartoe in het plakkaat van 22 April aangewezen protocollen naar het Raadhuis over brengen en, daar de secretarie te klein bleek te zijn, ze opbergen in de kamer van Burgemeesteren en Regeerders en in die van de Weesmeesters, "omme aldaer ten behoeve van een yder, die daeraen soude mogen wesen gelegen, geconserveert ende bewaert te werden". Tevens werd daaraan een lijst opgemaakt, die ook als Bijlage is opgenomen, evenals het verslag, dat de beide stadssecretarissen 29 Januari 1671 over hunne inspectie der notarieele protocollen aan Burgemeesteren uitbrachten * 

Men zou verwachten, dat nu het Stadsbestuur zelf de zorg voor het bewaren dezer protocollen van de fungeerende notarissen had overgenomen, het behoud daarvan voor goed gewaarborgd zou zijn. Tot ons leedwezen is dit evenwel niet het geval en ontbreken thans de protocollen van niet minder dan vier notarissen, die op de lijst van 1670 voorkomen. Het zijn die van Philips Versen, Dirk Blok den oude, Abraham Corvers en Herman van Oolen * 

Hoe gewichtig niettemin Burgemeesteren en Regeerders hun besluit van 11 Juni 1670 achtten, blijkt wel hieruit, dat zij het lieten drukken en door den gerechtsbode aan alle 23 ter stede fungeerende notarissen een exemplaar ter hand stellen, "omme te dienen tot naerichtinge", terwijl ook de volgende notarissen bij hunne infunctietreding steeds een exemplaar ontvingen.

In de 18de eeuw ging het Stadsbestuur voort, aan op vertrek staande notarissen en aan de erfgenamen van overleden notarissen voor te schrijven, de protocollen naar het Raadhuis over te brengen. De hierachter gevoegde resolutie van de Weth van 19 Januari 1708 wijst dit uit.
Bij het concipieeren van de generale keur van 1720 werd 7 Mei van dat jaar voor de concept-ordonnantie op de vierschaar en op het notarisschap (8ste boek) een commissie benoemd, die 17 Augustus d.a.v. haar rapport uitbracht. De concept-ordonnantie werd toen vastgesteld en 20 Augustus "na voorgaende klokkegeluy" van het Raadhuis gepubliceerd. Deze gedrukte ordonnantie bestaat uit twaalf artikelen, waarvan de eerste vijf over het inbinden, indiceeren, zegelen en registreeren der akten, de vier volgende over het veilig bewaard blijven der protocollen handelen. Zij is hierachter als Bijlage opgenomen.

In of na 1775 werd van alle op het Raadhuis berustende notarieele protocollen een lijst opgemaakt met vermelding van de begin- en eindjaren en van het aantal deelen. Er waren toen samen de protocollen van 139 notarissen, die chronologisch gerangschikt stonden naar de eindjaren. Dan is er ook nog een lijst van de protocollen van omstreeks 1810 * 

Bij het overbrengen der Rechtbank van het Stadhuis naar het verbouwde voorste gedeelte van de Stadsdoelen in 1822 verhuisden met de rechterlijke archieven en de registers van den Burgerlijken Stand ook de notarieele protocollen daarheen. Zij bleven daar, totdat de wet op het notariaat van 9 Juli 1842 (Staatsblad no. 20) bij art. 69 bepaalde, "dat er in de hoofdplaats van ieder arrondissement eene algemeene bewaarplaats der notarieele minuten en registers moest worden opgericht en dat die bewaarplaats, geheel afgescheiden van de griffie, gevestigd zou worden in het gebouw van de Rechtbank * 

Nadat in dit gebouw een geschikt lokaal gevonden en van behoorlijke kasten voorzien was, werden de notarieele archieven nog vóór den bij de wet bepaalden tijd (16 Januari 1843) daarheen overgebracht * 

In het gerechtsgebouw bleven de protocollen, totdat aan den Noordsingel het notarieele archiefdepôt werd opgericht. Toen werden zij, als gevolg van de Wet op het notarisambt van 12 December 1905, daarheen overgebracht. Daar was de bewaring inderdaad veel beter, doch het groote bezwaar, dat zij moeilijk geraadpleegd konden worden, bleef natuurlijk bestaan en het is bijna onbegrijpelijk, hoe daar in dat onverwarmde gebouw nog zoovele nasporingen, vooral kunsthistorische, hebben kunnen plaats vinden.

Een uitkomst was het dan ook. toen tengevolge van het Koninklijk besluit van 23 Augustus 1907 (Staatsblad no. 237) de protocollen tot en met 1811 van vóór de invoering der Fransche wetgeving in het Archiefgebouw der gemeente Rotterdam konden worden gedeponeerd *  . Het proces-verbaal van overname is geteekend in triplo 15 Juli/15 Augustus 1913.