Redactiestatuut Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde

Inleiding

Ter vastlegging van een aantal afspraken met betrekking tot het beheer van de website en het samenstellen en uitbrengen van de Nieuwsbrief en periodieken van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde, heeft het bestuur dit Redactiestatuut opgemaakt.

Dit Redactiestatuur geldt als handvat voor de webmanager en de Nieuwsbriefredactie in hun werkzaamheden alszodanig.

Algemeen

1. Dit redactiestatuut is vastgesteld door het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde in de bestuursvergadering op 6 februari 2013, en gewijzigd in de vergadering van 1 december 2014.
2. Dit redactiestatuut is voor onbepaalde tijd geldig.
3. Wijzigingsvoorstellen van het redactiestatuut kunnen zowel door het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde als door de redactie gedaan worden. De vaststelling van een wijziging door het bestuur geschiedt niet eerder dan na overleg met de redactie, waarbij de mening van de redactie zwaarwegend is.
4. Dit redactiestatuut is van toepassing op de website van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde en afgeleiden daarvan, zoals de Nieuwsbrief/periodieken uitgaven.
5. De digitale nieuwsbrief/periodieke uitgaven hebben een functie als extern communicatiemedium van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde.
6. Het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde heeft de eindverantwoordelijkheid over de inhoud van de website, de nieuwsbrief/periodieke uitgaven.

Website

7. Doel van de website is de donateurs van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde en andere geïnteresseerden te informeren over- en te betrekken bij het beleid, de activiteiten en de informatievoorziening die de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde voert c.q. beheert.
8. De website wordt beheerd door een webmanager. Een webmanager is een manager die voor een organisatie het hele proces uitzet van inventarisatie, analyse, keuze, ontwikkeling, implementatie en integratie van een website. De webmanager is bevoegd tot het nemen van beslissingen t.a.v. beheerprocedures, presentatie op internet en prioriteit en volgorde van ontwikkeling nieuwe functionaliteiten en onderdelen van de websites, binnen een vooraf vastgesteld eigen budget.

De Redactie

9. Naast het redactionele beheer van de Website van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde, worden door de redactie met enige regelmaat een (digitale) nieuwsbrief en/of periodieke uitgaven gemaakt, bestemd voor de donateurs en andere geïnteresseerden, waarvan het bestuur en de redactie de mening zijn toegedaan dat deze geïnteresseerden vallen in de doelgroep van de activiteiten van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde en die zich voor deze digitale nieuwsbrief/periodieke uitgave hebben opgegeven.
10. De redactie bestaat uit minimaal één bestuurslid en uit vrijwilligers en wordt door het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde aangesteld.
11. Bij vacatures in de redactie en/of webmanager worden namens en in overleg met het bestuur oproepen geplaatst voor kandidaten die zich beschikbaar willen stellen.
12. Indien de redactie uit meerder personen bestaat, wijst de redactie uit zijn midden een voorzitter aan die als aanspreekpunt fungeert en tijdens redactieoverleg knopen kan doorhakken.
13. De individuele redactieleden kennen ieder een eigen verantwoordelijkheidsgebied en zijn autonoom bij het plaatsen van artikelen.
14. In geval van twijfel of discussie over bijdragen dienen de overige redactieleden te worden geconsulteerd.
15. De redactie heeft de bevoegdheid, aangeleverde stukken niet te plaatsen. Haar beslissingen omkleedt ze desgevraagd met redenen.
16. Indien de redactie plaatsing van een advertentie of andere commerciële uitingen in strijd acht met de statuten en/of uitgangspunten van de Stichting Strekarchief Eiland IJsselmonde en derhalve niet wenselijk acht, wordt met het bestuur overleg gepleegd over het wel/niet plaatsen van de commerciële uiting.
17. Artikelen kunnen ondermeer worden geweigerd indien de inhoud in strijd is met fatsoenlijke omgangsvormen, feitelijke onwaarheden worden gedebiteerd of de goede naam van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde wordt geschaad. Bij weigering van een artikel wordt met de auteur contact opgenomen en wordt de weigering met redenen omkleed toegelicht.
18. Indien aangeleverde artikelen worden ingekort of anderszins gewijzigd, gebeurt dit in overleg met de auteur.
19. Bij weigering van bijdragen of in gevallen zoals vermeld in artikel 18 heeft de auteur het recht het betreffende artikel voor te leggen aan het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde. Het bestuur zal na beoordeling het eerdere besluit van de redactie bekrachtigen dan wel vernietigen.
20. In alle gevallen waarin dit redactiestatuut niet voorziet beslist het bestuur.

Nadere bepalingen website en Nieuwsbrief/periodieke uitgaven

21. Voor de ontwikkeling en het in stand houden van de website stelt het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde jaarlijks een bedrag vast. Het vastgestelde bedrag is inclusief de vergoedingskosten van de webmaster. Indien blijkt dat het jaarlijks vastgestelde bedrag wordt overschreden, dient de webmaster onverwijld het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde in kennis te stellen.
22. Voor de Nieuwsbrief/periodieke uitgaven stelt het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde eveneens een jaarlijks budget vast. Indien blijkt dat het jaarlijks vastgestelde bedrag wordt overschreden, dient de webmaster onverwijld het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde in kennis te stellen.
23. De uitgaven voor de Nieuwsbrief/periodieke uitgaven zullen in principe kostendekkend zijn. De kosten worden in principe gedekt door het vastgestelde budget en de advertentie-inkomsten. Mocht blijken dat budget en/of de advertentie-inkomsten niet toereikend zijn, dan dient de redactie een onderbouwd verzoek in bij het bestuur van de Stichting Streekarchief Eiland IJsselmonde voor de dekking van de kosten.
24. De Nieuwsbrief verschijnt viermaal per jaar. De huidige Nieuwsbrief zal in principe nooit meer dan 8 pagina's (4 x gevouwen A-4) bedragen. Dit in verband met de (porti)kosten. Bij een overschrijding van het aantal maximale pagina's wordt direct met de penningmeester contact opgenomen voor afstemming van de kosten.
25. Als redactierichtlijn voor te publiceren artikelen en bijdragen geldt het separaat vastgestelde “Richtlijn voor auteurs”.

Rotterdam, 1 december 2014